La norma ISO 37001, Sistema di Gestione Anticorruzione

misura-5-iStock_000074912609_FullLa norma ISO 37001, relativa al Sistema di Gestione Anticorruzione (Anti-Bribery management system), è stata pubblicata ad ottobre 2016, con l’obiettivo di aiutare organizzazioni e imprese a prevenire e contrastare fenomeni di corruzione, sviluppando e consolidando una cultura della trasparenza e dell’integrità.

Perché adottare questo standard, e come?

  • Quali competenze sono necessarie per implementare un Sistema di Gestione ISO 37001?
  • Competenze giuridiche nell’ambito del Decreto Legislativo 231/2001 e/o nell’ambito della Legge 190/2012 anticorruzione;
  • Competenze nell’ambito dei sistemi di gestione;
  • Competenze di risk assessment, risk management, due diligence.
  • Quali step sono necessari per implementare un Sistema di Gestione ISO 37001?
  • Definire una policy anticorruzione documentata;
  • Definire ruoli e responsabilità del management in materia anticorruzione;
  • Condurre una valutazione del rischio per individuare i processi aziendali e le attività maggiormente esposte al rischio di reato di corruzione;
  • Predisporre determinati presidi (es. modello organizzativo e procedure) finalizzati alla prevenzione di reati di corruzione individuati nella valutazione del rischio;
  • Formare tutti i livelli della propria organizzazione sulle tematiche dell’anticorruzione;
  • Attuare opportuni controlli e due diligence in ambito finanziario, commerciale, contrattuale e sui processi di approvvigionamento;
  • Pianificare una serie di attività di rendicontazione, monitoraggio, audit e riesame;
  • Gestire le azioni correttive e le relative indagini finalizzate al miglioramento continuo.
  • Quali soggetti possono richiedere la certificazione ISO 37001?

Tutte le organizzazioni, pubbliche o private, di qualsiasi settore o dimensione. I requisiti della ISO 37001 sono generali e sono applicabili a qualunque organizzazione, indipendentemente dalla tipologia, dimensione e natura dell’attività.

  • È possibile certificare solo alcuni processi o siti di un’organizzazione?

Per quanto la norma ISO 37001 offra margini di flessibilità, in Italia Accredia precisa che la certificazione deve coprire un soggetto giuridico nella sua interezza. È comunque possibile escludere l’applicazione a filiali all’estero.

  • A quali ambiti si applica la ISO 37001?

La norma si applica esclusivamente alla corruzione. Definisce requisiti e fornisce una  linea guida per aiutare una organizzazione a:

  • Prevenire, individuare, rispondere alla corruzione;
  • Conformarsi alla legislazione anticorruzione ed altri eventuali impegni volontari applicabili alle proprie attività.

La norma NON si applica specificamente a frodi, cartelli e ad altre violazioni alla concorrenza, al riciclaggio di danaro e ad altre attività legate a pratiche corruttive. È comunque possibile che un’organizzazione scelga di estendere lo scopo del proprio sistema di gestione per includere tali attività.

  • La norma è integrabile con altri sistemi di gestione (ad esempio, qualità, ambiente, sicurezza)?

Assolutamente sì. La norma può essere utilizzata da sola o congiuntamente ad altre norme sui sistemi di gestione (es. ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 27001, ISO 19600) e ad altre norme di gestione (es. ISO 26000, ISO 31000). E’ fondata infatti sulla High Level Structure.

  • Quali tipi di fenomeni corruttivi ricadono nello scopo della ISO 37001?

Sia la corruzione attiva (offrire, promettere, dare vantaggi non dovuti) che passiva (sollecitare, accettare vantaggi non dovuti), attuata direttamente o indirettamente (per interposta persona).

  • In che modo la ISO 37001 può aiutare a rispettare la legge?

Nelle organizzazioni che applicano Piani Triennali di Prevenzione della Corruzione (PTPC) o Modelli 231, la ISO 37001 aiuta a far funzionare il sistema diretto a eliminare o limitare il rischio di corruzione.

Per risolvere il problema della corruzione occorre l’impegno di ciascuno e di tutti per creare una cultura della legalità. La ISO 37001 può contribuire a creare questa cultura, costruendo una struttura comune e proattiva in cui inquadrare alcune scelte organizzative all’interno delle organizzazioni pubbliche e private al fine di valorizzare/rafforzare i presidi già esistenti.

  • Quali sono le principali figure di responsabili previste dalla ISO 37001?

La ISO 37001:2016 identifica tre soggetti responsabili:

  • L’organo di Governo;
  • Il Top Management;
  • La funzione di Compliance Anticorruzione.

Queste tre funzioni possono essere assunte da diversi soggetti, a seconda che l’organizzazione sia privata o pubblica:

 

            ISO 37001

 

Società Pubblica Società Privata

P.A.

Organo di Governo Consiglio di Amministrazione Consiglio di Amministrazione Giunta / Sindaco
Top Management Amministratore Delegato / Direzione Generale Amministratore Delegato / Direzione Generale Segretario Generale / RpC
Funzione Compliance Anticorruzione Compliance / Internal Audit / Segreteria Tecnica OdV Compliance / Internal Audit / Segreteria Tecnica OdV Ufficio Controllo Interno / Segreteria RpC
  • Quali sono i compiti della funzione di Compliance Anticorruzione?

I vertici aziendali devono assegnare alla funzione di compliance anticorruzione la responsabilità e l’autorità di:

  • Supervisionare la definizione e l’implementazione del sistema di gestione per l’anticorruzione;
  • Fornire consiglio e guida al personale circa il sistema di gestione per l’anticorruzione e sulle tematiche legate alla corruzione;
  • Assicurare la conformità del sistema di gestione anticorruzione ai requisiti dello standard ISO 37001;
  • Rendicontare la performance del sistema di gestione anticorruzione all’organo di governo (ove esistente), ai vertici aziendali e alle altre funzioni di compliance.

La funzione può essere ricoperta da una singola persona o da un gruppo, a seconda della complessità dell’organizzazione.

La funzione può essere affidata in toto o in parte a soggetti esterni. Questi ultimi comunque devono rispondere ad una figura interna.

  • In base alla ISO 37001, l’Organo di Governo deve adottare una Policy anticorruzione. Cosa deve indicare?
  • Obiettivi strategici in materia di anticorruzione al fine generare valore per l’ente (maggiore efficienza complessiva, risparmio di risorse pubbliche, riqualificazione del personale, incremento delle capacità tecniche e conoscitive);
  • Scoping della policy e modalità di attuazione, in Italia e/o all’estero, da parte delle Società controllate/partecipate;
  • Nozione di corruzione (es. attiva e/o passiva – tipica del settore pubblico);
  • Approccio integrato con altri Modelli di prevenzione esistenti
  • Uno dei passaggi fondamentali della ISO 37001 è la conduzione di un risk assessment. Quali elementi occorre prendere in considerazione?
  • Dimensione e struttura organizzativa;
  • Luogo e settori in cui l’organizzazione opera (es. Italia e/o estero, tipologia di business);
  • Attività e processi dell’organizzazione (es. PMI, Multinazionale, Amministrazione locale, Società a controllo pubblico);
  • Controparti (Business associates);
  • Relazioni con soggetti pubblici;
  • Rischio di violazione di regole e normative (es. D.lgs. 231/01, Legge 190/12, FCPA, UKBA, ecc).
  • Quali sono i principali vantaggi dell’applicazione della ISO 37001?

Benefici di sistema / gestionali

  • Unico linguaggio e Standard internazionali di riferimento univoci per la prevenzione della corruzione (nel loro caso è molto utile vista la loro dimensione internazionale soggetta a FCPA/UKBA);
  • Unico linguaggio che si basa sulla piattaforma ANNEX SL, la stessa utilizzata per altri Sistemi di Gestione (es. ISO 9001) e pertanto con l’implementazione della ISO 37001 si possono integrare diversi elementi (es. politica, riesame, ecc.) senza appesantire la struttura organizzativa.

Benefici di governance / controllo interno

  • Rafforzamento dei protocolli di controllo già esistenti per la prevenzione della corruzione attiva verso la PA/privati e/o corruzione passiva all’interno della PA (rafforzamento dei controlli di primo/secondo livello) e del sistema di whistleblowing (previsto dai PTPC e dal MOG 231);
  • Rafforzamento dei protocolli di controllo 231 sulle cosiddette “Third parties” (es. agenti, distributori, spedizionieri, ecc) e quindi una maggiore integrazione fra il Modello 231 e le Anti-Corruption Global Policy (es. FCPA/UKBA) oltre alla possibilità in base al profilo di rischio delle «Third parties» di chiedere loro anche la certificazione ISO 37001 (es. Paesi a maggior rischio) in modo coordinato con le eventuali indicazioni della Capogruppo «Global Policy»;
  • Rafforzamento dei controlli di terzo livello e/o dell’OdV che in questo modo potrà maggiormente concentrarsi su altre aree a rischio 231 meno presidiate (es. reati di riciclaggio e/o autoriciclaggio, criminalità organizzata, ecc.), facendo leva sui flussi informativi.

Benefici “legali”

  • Possibilità di sfruttare la certificazione del Sistema ISO 37001 come rafforzamento qualora ci fosse necessità di esibire sia il MOG 231 in giudizio per l’esonero della responsabilità amministrativa ex D.Lgs. 231/01 sia il PTPC per le responsabilità previste dalla Legge 190/12 (anche se non si può parlare di una vera e propria “legal defense”).

Benefici “economici”

  • Possibilità di sfruttare l’adozione dei Sistemi di Gestione ISO 37001 come requisito premiale per avere il rating di legalità ai sensi dell’AGCM e/o del rating d’impresa ai sensi dell’ANAC in caso di partecipazione a gare pubbliche;
  • Possibilità di essere agevolate in termini di brand reputation e in particolare per i sistemi di qualifica di clienti internazionali che non conoscono il MOG 231 ma riconosco e danno valore al Sistema ISO 37001 (integrato con Anti-Corruption Policy Global).
       

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